Hoogste tijd om over te schakelen van SMART goals naar FAST goals?

In veel organisaties werken medewerkers met SMART goals: Specific, Measurable, Achievable, Realistic en Time-bound. Het SMART concept is voor de meeste medewerkers en teams gemakkelijk te begrijpen en toe te passen op hun eigen werk. Het leidt tot doelstellingen die duidelijk en haalbaar zijn, die objectief kunnen worden gemaakt doordat ze meetbaar zijn, en waarbij er een einddatum is bepaald waarop het doel behaald zou moeten zijn. Het gebruik van SMART goals is bedacht in de jaren 80 en was er (mede) op gericht om het werken met Management By Objectives beter te laten verlopen. Het gaat dus al bijna 4 decennia mee. Er zijn verschillende versies van SMART ten aanzien van de invulling van de A en de R, bijv. Assignable (aan personen) i.p.v. Achievable, en Attainable en Relevant i.p.v. Achievable en Realistic. Voor het gemak gebruik ik de door mij eerstgenoemde definitie, maar de beperkingen van SMART zijn evenzeer van toepassing op de andere definities.

Beperkingen van SMART goals

Set and forget

Het ‘SMART’ concept laat heel wat zaken open die wel essentieel zijn voor de effectiviteit van werken met goals. Beginnen we achteraan bij de Time-bound. Die heeft nut omdat het duidelijk maakt dat er niet eindeloos mag worden gewerkt aan het realiseren van het doel en het voor alle betrokkenen helder is tot wanneer er de gelegenheid is om tot het gewenste resultaat te komen. Maar het zegt helemaal niets over opvolging tijdens het realiseren. Ook de term ‘Measurable’ helpt daar op zich niet bij omdat er geen direct verband is het adresseren van voortgang. Daar komt bovenop dat veel organisaties SMART doelen hanteren met een kalenderjaar als horizon. Tezamen werkt dat in de hand dat doelen wel worden gesteld (en meetbaar en tijdsgebonden zijn) maar dat in de praktijk de term ‘set and forget’ van toepassing is.

Beperkte ambitie

De vereisten Specific, Achievable en Realistic houden in dat het nagestreefde doel helder is, dat het binnen de mogelijkheden ligt van de persoon of team die het doel nastreeft, en dat het ook realistisch is om die realisatie na te streven (tijdens de betreffende periode). Elk doel dat daaraan voldoet is dus conform het concept en in principe dus OK. Er is echter geen enkele referentie aan de ambitie van het gestelde doel. Sterker nog, de twee termen ‘Achievable’ en ‘Realistic’ zullen bij veel medewerkers de suggestie wekken dat ze vooral worden geacht om doelen te stellen die zeer waarschijnlijk gehaald gaan worden. Het niet behalen van een doel met de predicaten ‘haalbaar’ en ‘realistisch’ zal menig medewerker of team als problematisch kunnen ervaren (t.a.v. het eigen functioneren). Dit leidt ongetwijfeld tot het stellen van doelen met een beperkte ambitie.

De noodzaak voor een andere insteek

Natuurlijk, al deze tekortkomingen kun je opvangen en adresseren door een goed raamwerk op te tuigen dat de intenties en de spelregels duidelijk maakt voor iedereen in de organisatie. Dit is echter al een extra stap die veel sturing en monitoring vereist om de hierboven genoemde automatismen te voorkomen. Daarnaast vraagt de huidige tijd van veel organisaties een sterke mate van verandering, wendbaarheid en onderlinge kennisdeling tussen afdelingen, teams en medewerkers. Frequente opvolging en ambitie in de organisatie zijn dan extra belangrijk en de afwezigheid daarvan een flinke belemmering zijn voor succes.

Wat als we een nieuw concept kunnen bedenken dat bovenstaande beperkingen effectief aanpakt? Een nieuw concept dus dat meteen aan teams en medewerkers duidelijk maakt wat de bedoeling is? En dat als bonus ook nog eens een letter van het acroniem haalt!

Enter FAST goals

Dat is precies wat Donald Sull (MIT Sloan Business School) en Charles Sull (Charles Thames Strategy Partners) hebben gedaan. Zij stellen voor dat organisaties gaan werken met FAST goals: Frequent bediscussieerd, Ambitieus, Specifiek en Transparant.*

Frequent bediscussieerd

Dit houdt in dat de gestelde doelen onderdeel zijn van de reguliere conversaties in de organisatie. De status en voortgang wordt besproken en belemmeringen worden naar de oppervlakte gebracht. Dit leidt tot focus en voorkomt dat het realiseren van de gestelde doelen naar de achtergrond verdwijnt in de alledaagse hectiek van ad-hoc werkzaamheden en veranderende omstandigheden. En het zorgt ervoor dat benodigde aanpassingen tijdig kunnen worden geïdentificeerd.

Ambitieus

Het opnemen van ambitie in het acroniem moet waarborgen dat de doelstellingen die gezet worden ook een echte contributie zijn aan het realiseren van vooruitgang en succes. De mate van ambitie moet significante impact nastreven, stimulerend zijn en uitdagen tot het bedenken van oplossingen (of experimenten). De gewenste mate waarin doelen uitdagend moeten zijn zal in de praktijk afhangen van de cultuur van de organisatie en de omstandigheden waarin het opereert (bijv. de mate van urgentie van verbetering en vernieuwing).

Specifiek

De term ‘Specifiek’ van FAST goals wordt breder geïnterpreteerd dan bij SMART goals. Met Specifiek wordt hier bedoeld dat doelen meetbaar en opvolgbaar zijn gemaakt, en dat het helder is wat er met het doel wordt nagestreefd (en er dus geen ambiguïteit is). Daarmee wordt eigenlijk de S en de M van SMART goals in 1 letter vervat, wat logischer is omdat bij het specifiek maken van een doel de vraag van meetbaarheid een logische component is (en geen aparte stap).

Transparantie

Transparantie houdt in dat de gestelde doelen en de voortgang op de realisatie daarvan breed in de organisatie toegankelijk/te raadplegen zijn, zowel horizontaal als verticaal. Dit creëert helderheid ten aanzien van onderlinge afhankelijkheden en dat is positief voor de samenwerking en kennisoverdracht tussen teams en medewerkers. Daarnaast laat het de medewerkers zien hoe de eigen (team)doelen passen in het geheel. Transparantie zorgt dus voor context. Bovendien maakt het zichtbaar dat de (ambitieuze) doelstellingen op alle niveaus in de organisaties wel eens niet gehaald worden. Dit alles werkt positief door op de mate waarin medewerkers psychologische veiligheid ervaren: het stimuleert onderlinge communicatie, geeft een gevoel van verbondenheid en het laat zien dat falen of het niet volledige behalen van doelstellingen nu eenmaal bij het nastreven van succes hoort.

FAST goals: Een betere basis voor doelrealisatie

Zoals gezegd kun je ook met SMART goals werken en daarbij je raamwerk zo op zetten dat Frequente discussie, Ambitie en Transparantie onderdeel zijn van het werken met doelstellingen in de organisatie. De kracht van FAST goals is echter dat deze aspecten al vervat zitten in het concept zonder dat het essentiële zaken overslaat die in het SMART-principe zitten. Het item ‘tijdsgebonden’ wordt bij FAST goals weliswaar niet genoemd maar normaliter stellen we doelen voor een bepaald tijdvak/periode. Hierdoor is een expliciete vermelding van een einddatum niet nodig is.

FAST goals sluiten naadloos aan bij de vereisten en inzichten van de huidige tijd, zoals de noodzaak voor snelheid en wendbaarheid, experimenteren en leren, samenwerking en interactie, en psychologische veiligheid. De juiste invulling van de mate van ambitie, transparantie en frequentie van discussie, en hoe deze op een goede manier kunnen worden opgenomen in de werk-routines zal voor elke organisatie verschillend zijn. Met het hanteren van een FAST-concept wordt je als organisatie gedwongen hierover expliciet na te denken en gerichte keuzes te maken. Daarmee vallen deze belangrijke elementen van strategie executie en het realiseren van lange termijn succes niet gauw buiten beeld.

Meer weten?

Als je hierover van gedachten wil wisselen of als je een frisse blik wil op het functioneren van doelrealisatie in jouw organisatie, neem gerust contact met me op.

Pieter van Oijen
pieter@workanize.nl

*Sull & Sull, With Goals, FAST Beats SMART, Sloan Management Review 2018.

Photo by Mauro Gigli on Unsplash